Bài viết của anh Lê Thanh Tùng đăng trong Group FB Quản trị và Khởi nghiệp.

Người Nhật thần thánh luôn có những sản phẩm chất lượng nhất thế giới, một trong những thứ tạo nên việc ấy, theo như giang hồ vẫn đồn – đó là trong rất nhiều phương pháp họ thực hiện hàng ngày, hàng giờ, có một thứ gọi là cải tiến liên tục.

Tổ chức, doanh nghiệp trì trệ, sản phẩm lỗi nhiều, doanh số thấp, khách hàng than phiền, nhân viên không yêu quý công ty, tinh thần uể oải, tăng trưởng chậm chạp…. Mà vẫn không tìm ra, chưa tìm ra nguyên nhân, việc cải tiến liên tục sẽ góp phần nào đó cải thiện được.

1. Với vấn đề cụ thể

Với các vấn đề đã biết là cụ thể là việc gì, nhu cầu gì, cần chia nhỏ ra để giải quyết, chia nhỏ rồi vẫn chưa giải quyết được thì chia nhỏ nữa. Tỉ dụ: Muốn tăng trưởng doanh số gấp đôi, tất nhiên không thể rộp 1 cái được, hãy lên mục tiêu tăng trưởng mỗi ngày, mỗi tuần một chút. Tương tự muốn tiết kiệm chi phí sản xuất chẳng hạn, muốn giảm 100 triệu, hãy bắt đầu tìm cách giảm 1 triệu, 2 triệu… Cuộc chơi trong hoạt động sản xuất kinh doanh không phải là cuộc chơi của 1 đập ăn quan (một trò chơi dân gian).

Anh Lâm Minh Chánh trong các buổi nói chuyện của mình vẫn thường hướng dẫn về câu hỏi Tại sao, tại sao và tại sao, rất hay và bổ ích, kích thích suy nghĩ của não bộ đưa ra từng vấn đề để giải quyết:

Tại sao doanh số thấp – Vì khách không mua
Tại sao khách không mua – Vì giá đắt
Tại sao giá đắt – Vì chi phí nguyên vật liệu cao
Tại sao chi phí nguyên vật liệu cao – Vì vận chuyển xa
Tại sao vận chuyển xa – Vì không mua của thằng gần
Tại sao không mua của thằng gần – Vì nó không bán cho mình
Tại sao nó không bán cho mình – Vì nó ghét mình
Tại sao nó ghét mình – Vì mình cười không duyên
Tại sao mình cười không duyên – Vì răng mình xấu

Vậy đấy, hóa ra Doanh số THẤP vì răng Xấu – Tới nha sĩ ngay. Tháng sau cười phe phé, xinh vì răng đẹp doanh số lên rầm rầm.

2. Cải tiến chung

Người đứng đầu tổ chức cũng con người, hỉ nộ ái ố đủ cả không phải siêu nhân, có nhiều thứ không thể nghĩ ra hoặc nghĩ tới, vì vậy cần huy động mọi nguồn lực, giải quyết từng vấn đề cực kỳ nhỏ, nhiều cái nhỏ giải quyết thì cái lớn sẽ được giải quyết theo, tất nhiên bản chất không phải là thay đổi nhỏ mà là huy động toàn bộ nguồn lực tham gia cải tiến.

Việc tổ chức để tất cả các thành viên tham gia quá trình cải tiến thể hiện sự sáng tạo là một trong những yếu tố xây dựng văn hóa của tổ chức mà nói chung ở đâu cũng luôn luôn được đề cao. Các cá nhân được khuyến khích để đưa ra những sáng kiến, phát minh góp phần cải tiến và nâng cao chất lượng công việc. Ban lãnh đạo lắng nghe ý kiến của toàn thể thành viên để nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động.

Do đó, việc hình thành các chương trình cải tiến cụ thể với các sự kiện, cơ chế phân loại, đánh giá ý kiến và khen thưởng, sẽ đem lại nhiều hiệu quả cho tổ chức, bao gồm:

o Hiệu quả nhìn thấy ngay: Giải quyết các vấn đề tồn đọng, tiết kiệm chi phí, gia tăng hiệu quả hoạt động…

o Hiệu quả vô hình: Gắn kết, tạo động lực, xây dựng văn hóa, tinh thần đoàn kết, xây dựng ý thức tiết kiệm và khát khao cùng tổ chức phát triển…

Cai tien nho Tien buoc lon3. Các điểm lưu ý

• Xây dựng quỹ thưởng cho các ý tưởng (có thực mới vực được tưởng)

• Thời gian đầu có thể cho góp ý tả bổ xiểng, nhưng khi ý tưởng cạn dần cần tổ chức tiếp nhận ý kiến theo chủ đề, thậm chí là có chỉ tiêu. Như anh Mạnh Đỗ Bùi có những giai đoạn đã đặt yêu cầu mỗi tuần nhân viên phải 5 đóng góp.

• Mọi ý tưởng cần được lắng nghe và phản hồi tường tận sớm, dù điên rồ hay thế nào đi nữa, ý tưởng nào được chấp thuận cần triển khai ngay hoặc có thời gian cụ thể.

Các ý tưởng không, chưa được chấp thuận cũng phải trao đổi kỹ với người đóng góp để giải thích.

• Sau một thời gian thực hiện, khi việc định kỳ không còn tiếp nhận được đủ số lượng ý tưởng hoặc không đủ để họp, triển khai cải tiến liên tục, có thể duy trì với 1 tấm bảng bảng, giấy note… đặt tại các vị trí dễ thấy nhất. Thành viên trong tổ chức ghi bất cứ vấn đề gì họ nghĩ ra, viết dán lên…

4. Tóm lược

• Trên đây là quan điểm ứng dụng một phần theo phương pháp KAIZEN của người Nhật, trong khuôn khổ bài này, mục tiêu thiên về hướng tìm sự đoàn kết, khai thác sức mạnh tập thể, chia nhỏ để xử lý những vấn đề lớn, khó nhằn, giảm thiểu bức xúc những vấn đề nhỏ nhặt phải ra tận quán ốc xào hoặc quán beer thì thào bôi xấu lãnh đạo, bôi xấu tổ chức.

• Có rất nhiều tài liệu về KAIZEN, với những anh chị chưa tìm hiểu có thể tìm hiểu thêm trên internet. Sau khi vận dụng có thể có hiệu quả tức thời.

Nguon: Group quantrivakhoinghiep

Advertisements