Bài viết của chị Bùi Thị Lệ Phương (Công ty tài chính Kế toán Thuế Centax) đăng trong Group FB Quản trị và Khởi nghiệp.

Chúng ta đều đã nghe về phương pháp xây dựng KPI (Key performance indicators) hay Thẻ điểm cân bằng BSC (Balanced Scorecard). Tuy nhiên số doanh nghiệp thành công không nhiều. Tại sao lại như vậy?

Hầu hết các doanh nghiệp cho rằng việc triển khai thành công KPIs là việc tất yếu khách quan, nhất là khi đã thuê một đơn vị tư vấn để triển khai xây dựng KPIs cho doanh nghiệp mình. Theo những doanh nghiệp này, chỉ cần xây dựng hệ thống KPIs một lần là xong, và đạt ngay hiệu quả mong muốn. Nhưng thực tế, để thực hiện thành công KPIs cần những yếu tố sau:

*** Quyết tâm của lãnh đạo để triển khai thành công KPIs

Rất cần sự quyết tâm của lãnh đạo. Có nhiều lãnh đạo thấy việc xây dựng KPIs cần thiết, nhưng lại không quyết tâm triển khai thực hiện. Khi không có quyết tâm, lãnh đạo sẽ không đầu tư cả thời gian, tiền bạc, nhân lực… vào việc xây dựng và triển khai thực hiện KPIs trong doanh nghiệp mình.

Hầu hết các doanh nghiệp cho rằng, việc xây dựng KPIs chỉ thực hiện được ở những doanh nghiệp lớn (thực tế không phải như vậy), vì thế, những doanh nghiệp xây dựng KPIs là những doanh nghiệp lớn trong ngành, có nhiều lao động, cũng như lĩnh vực kinh doanh phức tạp nhiều ngành nghề.

Việc xây dựng hệ thống KPIs trong doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và tài chính và phải trải qua những giai đoạn nhất định. Có những doanh nghiệp bỏ ra hàng tỷ, tổ chức cả năm, nhưng KPIs vẫn không được đưa vào cuộc sống. Có những doanh nghiệp bỏ cuộc, khi lãnh đạo không có thời gian để chờ, hoặc không có cán bộ cấp trung gian hiểu về KPIs để triển khai và quản lý khi thay đổi cả hệ thống.

*** Nhận thức của nhân viên để triển khai thành công KPIs

Để xây dựng KPIs cần phải có sự thấu hiểu và đồng lòng của nhân viên. Thông thường, nhân viên rất ngại thay đổi, chưa nói tới việc khi thực hiện KPIS thì họ cũng phải tuân thủ những quy định, quy trình trước đây chưa có.

Doanh nghiệp cần phải tổ chức đào tạo, truyển thông cho mọi người nhận thấy được sự cần thiết phải triển khai hệ thống KPI, họ có động lực để triển khai hệ thống bằng cách chỉ cho họ thấy việc thực hiện lương 3P, thực hiện lương khoán hoặc những chế độ đãi ngộ xung quanh việc đánh giá năng lực hay kết quả kinh doanh của từng người, từng bộ phận.

Người lao động phải nhận rõ được yêu cầu công việc thông qua các chỉ tiêu KPIs dựa trên BSC, từ đó tự giác thực hiện KPIs và thấy được sự đóng góp của mình vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Thông qua BSC và chiến lược phát triển, người lao động thấy được trách nhiệm của mình với doanh nghiệp, cũng như đóng góp của mình với doanh nghiệp. Nhìn thấy định hướng phát triển của doanh nghiệp mà gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, tạo tâm lý làm việc tốt hơn.

KPIs là hệ thống đưa doanh nghiệp đi về phía trước. Nhưng, chúng ta phải có hệ thống đẩy doanh nghiệp tiến lên, đó là tiền lương và thưởng, từ đó tạo ra hệ thống khác biệt giữa người làm tốt và người làm không tốt.

*** Các giai đoạn để triển khai thành công KPIs

Việc xây dựng KPIs thường không thành công ngay trong lần đầu, phải trải qua các giai đoạn như sau:

Thay đổi nhận thức của nhân viên và triển khai thí điểm KPIs cho từng bộ phận bằng đào tạo, hoặc truyền thông.

Thiết lập được những thước đo đo lường, tạo những mục tiêu SMART cho nhân viên của mình hướng tới, thay đổi hành vi của họ, tạo động lực cho họ làm việc một cách chủ động hơn và có trách nhiệm hơn.

Đánh giá những KPIs đã xây dựng xem chỗ nào chưa phù hợp, chỗ nào có thể lược bỏ, chỗ nào cần bổ sung để điều chỉnh cho hợp lý và hiệu quả hơn. Đây cũng là giai đoạn để hoàn thiện các hệ thống quản lý nếu thấy còn hổng, hệ thống phần mềm, công nghệ để hỗ trợ cho việc quản lý các KPI và đánh giá các kết quả đạt được từ doanh nghiệp đến cá nhân.

Vận dụng các kiến thức về xác định mục tiêu theo BSC để xây dựng bản đồ chiến lược của doanh nghiệp một cách chặt chẽ, khả thi và hiệu quả hơn. Làm cơ sở xây dựng mục tiêu xuống đến cấp Phòng và cá nhân. Tham khảo và ứng dụng các KPI đang được áp dụng trong ngành và các tổ chức đa quốc gia nếu có để quản lý và vận hành các KPIs góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp một cách bài bản và hiệu quả.

Tạo động lực được cho nhân viên, đánh giá công bằng, chính xác năng lực của từng cá nhân thông qua KPIs. Trả lương đúng năng lực và kết quả công việc trên cơ sở cá nhân cống hiến hết mình hơn cho tổ chức, từ đó làm cho năng suất lao động chung của doanh nghiệp thực sự được nâng cao.

*** Những hạn chế khi triển khai KPIs tại các doanh nghiệp

Không nhận thức được việc cần xây dựng KPIs trong doanh nghiệp của nhân viên và cán bộ quản lý.

Không đủ cán bộ để triển khai KPIs hoặc quản lý hệ thống sau thay đổi.

Chưa kết nối giữa BSC và các chỉ tiêu, mục tiêu một cách có hệ thống để xây dựng KPIs cho phù hợp với từng cá nhân, bộ phận.

Chưa nắm được tất cả quá trình chuyển hóa từ đầu vào đến đầu ra của sản phẩm.

Xây dựng quá nhiều chỉ tiêu KPIs cho một bộ phận, vị trí.

Không gắn KPIs với lương, thưởng và hệ thống giao việc theo chuẩn.

Doanh nghiệp không thấy rõ những vấn đề cần cải tiến, hoàn thiện.

Công cụ quản lý chưa được đồng bộ.

Đánh giá năng lực cá nhân, nhưng không trên cơ sở hiệu quả của doanh nghiệp, không gắn với hiệu quả của doanh nghiệp.

Đang ở giai đoạn thử nghiệm, đã sợ sai lệch và lo lắng.

Các chỉ số KPI không đáp ứng tiêu chí SMART có thể sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

KPIs không rõ ràng, cụ thể, không có tính đo lường, dẫn tới nhân viên mơ hồ không hiểu rõ công việc, hoặc nghi ngờ thiếu ý chí phấn đấu, hoặc mất đoàn kết trong nội bộ.

KPIs xây dựng quá cao, quá xa với thực tiễn, không thực hiện được, làm cho nhân viên không tin tưởng chán nản, thậm chí mất nhân lực.

KPIs không thay đổi theo mục tiêu của doanh nghiệp hoặc hoàn thiện sau khi áp dụng.

Xây dựng và triển khai KPIs không dễ dàng, sử dụng hệ thống KPIs trong đánh giá năng lực và đặt mục tiêu phần nào giúp giải quyết bài toán nhân sự đầy căng thẳng ở các doanh nghiệp. Vì vậy các doanh nghiệp cần nhận thức đúng những thuận lợi cũng như khó khăn khi triển khai cho đơn vị mình.

Nguon: Group quantrivakhoinghiep

Advertisements